Bent á leiðir til að bæta rekstur og starfsemi sendiskrifstofa Íslands

Starfs­mönn­um sendiskrifstofa Íslands erlendis fækkaði um 25 milli áranna 2007 og 2014 og raunkostnaður starfseminnar dróst saman. Ríkisendurskoðun hvetur stjórnvöld til að setja sér viðmið um lágmarksfjölda útsendra starfsmanna á hverri sendiskrifstofu og ljúka úttekt á húsnæðismálum þeirra. Þá telur Ríkisendurskoðun að ávallt eigi að auglýsa lausar sendiherrastöður og að jafna þurfi kynjahlutfjöll innan utanríkisþjónustunnar.Utanríkisráðuneytið starfrækir 22 sendiskrifstofur í 18 ríkjum. Hér er átt við sendiráð, fastanefndir og aðal­­­­ræð­is­­skrif­stofur. Samtals voru starfsmenn sendiskrifstofanna 108 árið 2014. Tæplega helmingur voru starfsmenn sem ráðuneytið hafði sent utan til starfa (útsendir) en rúmlega helmingur hafði verið ráðinn ytra (staðarráðnir). Á tímabilinu 2007‒14 fækkaði útsendum starfs­mönn­um sendiskrifstofanna um 16 og staðarráðnum um níu.

Í nýrri skýrslu Ríkisendurskoðunar kemur fram að rekstrarkostnaður sendiskrifstofanna lækkaði um 3% að teknu tilliti til verðlagsþróunar hérlendis á árunum 2007‒13. Sé miðað við gengisþróun og þróun verðbólgu í viðkomandi ríkjum lækkaði kostn­að­urinn um 30% á tímabilinu. Reksturinn hélst þó vel innan fjárheimilda sem ber að mati Ríkisendurskoðunar vott um styrka fjármálastjórn ráðuneytisins.

Bent er á það í skýrslunni að önnur norræn ríki hafi sett sér það viðmið að þrír út­sendir starfs­menn þurfi að lágmarki að starfa á hverri sendiskrifstofu. Utanríkisráðuneytið hafi ekki sett sér slíkt viðmið. Árið 2014 hafi mönnun meira en helmings íslensku sendiskrifstofanna verið undir norræna viðmiðinu. Ríkis­­endur­skoðun hvetur ráðu­neyt­ið til að setja sér viðmið um lágmarksfjölda útsendra starfsmanna á hverri sendiskrifstofu og skil­greina hvernig bregðast skuli við náist ekki að upp­­fylla það.

Húsnæði sendiskrifstofa er ýmist í ríkiseigu eða leigt. Í skýrslunni kemur fram að húsnæðiskostnaður skrifstofanna nam 860 milljónum króna árið 2013. Stjórnvöld hafa um skeið unnið að úttekt á húsnæðismálum sendiskrifstofanna í því skyni að kanna hvort selja megi eignir og finna ódýrara húsnæði. Ríkis­end­ur­skoðun hvetur utanríkisráðuneytið til að ljúka þeirri vinnu hið fyrsta.

Bent er á að samkvæmt lögum um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins skal aug­lýsa laus em­bætti opinberlega. Lög um utanríkisþjónustu Íslands veita undan­­þágu frá þessu ákvæði þegar um er að ræða stöður sendi­­­­­herra­­­. Ríkis­endur­skoðun hvetur utanríkisráðuneytið til að beita sér fyrir því að þessi undan­þága verði felld úr gildi. Með því móti yrði stuðlað að auknu gagnsæi og jafnræði við skipanir í stöður sendiherra.

Á árunum 2004‒14 voru sendi­herrar og sendi­full­­trúar (sem eru æðstu stöður innan utanríkisþjónustunnar) nær eingöngu karlar. Kynjahlutföll voru jafnari meðal annarra háskólamenntaðra starfsmanna sendiskrifstofanna. Í jafnréttislögum segir að atvinnu­­­rek­end­ur skuli vinna markvisst að því að jafna stöðu kynj­­anna á vinnustað og stuðla að því að störf flokkist ekki í sérstök karla- og kvenna­störf. Ríkisendurskoðun hvet­ur utan­ríkis­­ráðu­neyt­ið til að beita sér í þessu efni.
Fasteignaviðskipti skekkja rekstrarniðurstöðu sendiskrifstofanna. Fasteignakaup eru gjaldfærð í bókhaldi þeirra en sala fasteigna er ekki tekjufærð þar heldur rennur andvirðið beint í ríkissjóð. Ríkisendurskoðun hvetur utanríkisráðuneytið til að óska eftir sérstökum fjárlagalið fyrir fasteignaviðskipti sendiskrifstofa. Þannig má halda slíkum viðskiptum aðgreindum frá eiginlegum rekstri skrifstofanna og fá skýrari mynd af honum.