Hagkvæmir og skilvirkir fundir. Góðar fundarvenjur

By 1.02.2008 2008 No Comments

Á hverjum degi eru haldnir fjölmargir formlegir og óformlegir fundir í íslenskri stjórnsýslu. Mikilvægt er að þeim tíma sem fer til slíkra starfa sé vel varið þannig að stuðlað sé að hagkvæmni og skilvirkni í rekstri. Góðar fundarvenjur eru lykilatriði í því samhengi.
Í leiðbeiningarriti Ríkisendurskoðunar „Hagkvæmir og skilvirkir fundir. Góðar fundarvenjur“ er bent á nokkur grundvallaratriði góðra fundarvenja. Þar má fyrst nefna góðan undirbúning fundar, þ.e. vel skilgreint markmið hans, heppilega valda þátttakendur, fyrirfram ákveðna dagskrá, nauðsynleg fundargögn og fundarform sem hæfir tilgangi fundarins.

Þegar kemur að sjálfum fundinum skipta góð stjórnun hans og skiplögð afgreiðsla dagskrárliða sköpum. Einnig er nauðsynlegt að vel sé staðið að því að skrásetja viðfangsefni fundarins, niðurstöður hans og þær ákvarðanir sem teknar eru. Að öðrum kosti getur reynst erfitt að hrinda ákvörðunum í framkvæmd og meta árangur funda.

Til að virkja þátttakendur við að greina orsakir vandamála og finna heppilegar lausnir á þeim má beita ýmsum aðferðum og eru nokkrar slíkar kynntar í riti Ríkisendurskoðunar. Þar er að lokum velt upp þeirri spurningu hvort formlegir fundir séu alltaf nauðsynlegir eða besta leiðin til að leysa viðfangsefni.