Kennitölur um umsvif og árangur

By 19.02.2003 2003 No Comments

Ríkisendurskoðun hefur sent frá sér leiðbeiningarritið Kennitölur um umsvif og árangur. Stefnumiðað árangursmat í ríkisrekstri. Ritið er hugsað sem innlegg í þá umræðu hvernig hægt sé að fylgjast með og stjórna rekstri ríkisstofnana og fyrirtækja með árangursmælikvörðum. Í því samhengi var einnig horft til þeirrar ákvörðunar fjármálaráðuneytisins að auka notkun slíkra mælikvarða við fjárlagagerð.
Í ritinu Kennitölur um umsvif og árangur er gerð grein fyrir nýlegri mæli- og stjórnunaraðferð sem á íslensku hefur ýmist verið kölluð samhæft árangursmat eða stefnumiðað árangursmat (balanced scorecard) og nokkrar stofnanir og fyrirtæki hér á landi hafa þegar innleitt. Það sem einkennir þessa aðferð er sú viðleitni að tengja árangursmælikvarða við markmið eða framtíðarstefnu fyrirtækja og stofnana og meta frammistöðu starfsmanna og árangur rekstrarins í ljósi þess hversu vel gengur að ná settu marki. Við það mat er ekki einungis horft til fjárhagslegs ávinnings, eins og oftast er gert í hefðbundnum rekstri, heldur er einnig tekið tillit til væntinga viðskiptavina og ánægju þeirra með þjónustuna, hæfni starfsmanna til að viðhalda og efla þekkingu sína og færni og þeirra innri verkferla sem nauðsynlegir eru til að mæta væntingum viðskiptavina og bæta reksturinn. Slík viðhorf virðast líka næsta eðlileg þegar í hlut eiga opinberar stofnanir á borð við skóla, sjúkrahús eða lögreglu. Þar er fjárhagslegur hagnaður ekki helsta markmiðið eins og í einkarekstri, heldur er lögð megináhersla á að veita almenningi sem besta þjónustu fyrir það skattfé sem lagt hefur verið í reksturinn.

Stefnumiðað árangursmat er ekki aðeins hugsað sem aðferð við að mæla endanlegan árangur og greina þau orsakatengsl sem eru á milli einstakra velgengnisþátta og þeirrar stefnu sem fylgt er, heldur er því einnig ætlað að vera raunverulegt verkfæri stjórnenda við að útfæra stefnu sína og markmið, miðla þessari stefnu til annarra starfsmanna og fá þá til að leggja sig alla fram við að hrinda henni í verk. Á þann hátt er aðferðin hugsuð sem tæki til að ná fram umbótum í rekstri og skila enn betri árangri. Lykilatriði í því samhengi er að markmið stofnana og fyrirtækja séu vel skilgreind og öllum ljós, að stöðugt sé fylgst með því hvernig þeim er hrundið í framkvæmd á öllum sviðum rekstrarins og að árangursmælikvarðar eða skorkort séu notuð til að leggja mat á einstaka þætti og leiðrétta stefnuna eða breyta henni ef með þarf. Sömuleiðis er lögð á það áhersla að allir þættir rekstrarins séu innbyrðis tengdir og hafi áhrif hver á annan. Ánægt og velþjálfað starfsfólk sem vinnur við góð og hvetjandi skilyrði, veit að hverju ber að stefna og fylgir í daglegum störfum sínum fyrirfram ákveðnu vinnuferli er líklegast til að skila góðum árangri, hvort heldur sá árangur er mældur í góðri nýtingu fjármuna, ánægðum viðskiptavinum eða hæfni stofnunar eða fyrirtækis til að keppa við aðra aðila sem veita sömu þjónustu, þróast með tímanum og bregðast við aðstæðum hverju sinni.

Í stefnumiðuðu árangursmati er gengið út frá þeirri hugmynd að stefna stofnana og fyrirtækja eigi að vera í sífelldri endurskoðun, enda séu þarfir neytenda stöðugt að breytast og þar með markmið rekstrarins. Af þessu leiðir það að reglulega þarf að endurmeta það kerfi sem notað er við að mæla árangur svo að tryggt sé að það taki tillit til þess sem skiptir mestu máli. Um leið þarf þetta mælingakerfi þó að hafa ákveðinn stöðugleika til að bera svo að unnt sé að meta þróun einstakra stofnana eða fyrirtækja og bera saman árangur þeirra frá einu tímabili til annars.