Verklýsing

Stjórnsýsluúttektir

1. Verkefnaval

Stjórnsýsluúttektir eiga uppruna sinn í 6. gr. laga nr. 46/2016, um ríkisendurskoðanda og endurskoðun ríkisreikninga. Upphaf stjórnsýsluúttekta getur verið beiðni frá Alþingi eða frá stofnun/ráðuneyti, en auk þess getur Ríkisendurskoðun hafið frumkvæðisathugun.

1.1 Beiðni frá Alþingi

Forseti Alþingis sendir bréf til Ríkisendurskoðunar sem tilkynningu um beiðni að úttekt, annað hvort frá stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd eða frá þingmönnum. Ríkisendurskoðandi leggur sjálfstætt mat á beiðnina og tekur síðan ákvörðun um framhaldið, sjá nánar kafla 1.4 um sjálfstæði ríkisendurskoðanda.

1.2 Beiðni frá stofnun/ráðuneyti

Ráðuneyti senda beiðni, oft óformlega, til Ríkisendurskoðunar um úttekt á stofnun sem heyrir undir ráðuneytið. Einnig er algengt að stofnanir óski eftir úttekt á sjálfum sér. Ríkisendurskoðandi leggur sjálfstætt mat á beiðnina og tekur síðan ákvörðun um framhaldið, sjá nánar kafla 1.4 um sjálfstæði ríkisendurskoðanda.

1.3 Frumkvæðisathugun frá ríkisendurskoðanda

Ríkisendurskoðandi ásamt valnefnd fjallar um mögulegar stjórnsýsluúttektir. Hugmyndir að mögulegum verkefnum geta komið til umræðu nefndarinnar að frumkvæði ríkisendurskoðanda eða annarra fulltrúa í valnefnd. Möguleg verkefni geta m.a. byggt á ákvörðun ríkisendurskoðanda, á grundvelli annarra úttekta og endurskoðunarverkefna, á grundvelli áhættumats á ríkisrekstrinum í heild, umfjöllun á vettvangi líðandi stundar (t.d. í fjölmiðlum, skýrslum annarra stofnana, umræðum á Alþingi o.þ.h.), úttektum hliðstæðra stofnana í nágrannalöndum, þ.m.t. boð um þátttöku í fjölþjóðlegum verkefnum, ábendingum frá almenningi og að ósk eða beiðni þeirra aðila sem ríkisendurskoðandi hefur eftirlit með, t.d. stofnunar eða ráðuneytis. Umfjöllun valnefndar þarf að byggja á hlutlægum gögnum og upplýsingum sem starfsfólk Ríkisendurskoðunar undirbýr fyrir nefndina að beiðni nefndarmanna.

1.4 Sjálfstæði ríkisendurskoðanda

Ríkisendurskoðandi er sjálfstæður og engum háður í störfum sínum og ákveður sjálfur hvernig hann sinnir eftirlitshlutverki sínu. Hafi beiðni borist frá Alþingi eða stofnun/ráðuneyti fjallar ríkisendurskoðandi og valnefnd um beiðnina. Ríkisendurskoðandi tekur afstöðu til hennar og með hvaða hætti sé réttast að bregðast við henni. Í því felst m.a. að ákvarða mögulega afmörkun úttektar, hvernig skipa eigi úttektarteymi, leggja mat á nauðsynleg aðföng og hvenær úttektinni yrði lokið á þeim grunni. Ríkisendurskoðandi ákveður hvernig brugðist er við beiðni Alþingis, sem er tilkynnt um niðurstöðuna, og verkefni sett á starfsáætlun ef við á.

Sviðsstjóri stjórnsýslusviðs skipar teymi um úttektina í samræmi við ákvörðun ríkisendurskoðanda.

2. Undirbúningur

Úttektarteymi kemur saman ásamt ríkisendurskoðanda, sviðsstjóra stjórnsýslusviðs og sviðsstjórum lögfræði- og endurskoðunarsviðs, ef við á. Farið er yfir grundvöll verkefnisins, m.t.t. afmörkunar, úttektaráætlun, grófa tímaáætlun og næstu skref. Deildar-/sviðsstjóri tekur við verk-efnastjórn og tryggir að starfið sé skipulagt í samræmi við skilgreind markmið úttektarinnar. Í því felst m.a. að ákveða tíðni framvindufunda, stofna bæði mál í One Systems og verknúmer, tryggja niðurbrot í verkþætti og skiptingu þeirra milli teymis.

Við upphaf úttektar aflar úttektarteymið viðeigandi gagna um verkefnið, t.d. úr Orra, ríkisreikningi, fjárlögum, fjármálaáætlunum, lagabálkum, skýrslum, greinum og ritum um viðfangsefnið. Deildarstjóri tölvuendurskoðunar tekur saman tölfræðigögn fyrir úttektina. Í því felst m.a. að taka saman ársverkayfirlit sem og greiningu á fjölda starfsmanna ríkisaðila, til að auðvelda greiningu á mannauði.

Teymið mótar mögulegar úttektarspurningar, ber kennsl á endurskoðunarviðmið og hvaða gögn eru nauðsynleg til að meta árangur, hagkvæmni, skilvirkni eða fylgni og hvaða gögn eru viðeigandi, t.d. viðtöl, kannanir, greining, rekstrarupplýsingar, samningar o.þ.h. Einnig leggur það mat á hvort nauðsynlegt sé að leita eftir aðkomu ráðgjafa/sérfræðinga utan embættisins. Deildarstjóri tölvuendurskoðunar tekur saman tölfræðigögn fyrir úttektina. Deildar-/sviðsstjóri ber ábyrgð á að halda sviðsstjóra stjórnsýslusviðs upplýstum um þróun verkefnisins en hann veitir úttektarteyminu stuðning á meðan vinnunni stendur.

Við upphaf úttektar sendir ríkisendurskoðandi út bréf til þeirra sem úttektin beinist að, útskýrir tilefnið og óskar eftir tengiliðum. Í einhverjum tilfellum hefur ríkisendurskoðandi samband við viðkomandi og fundar með hlutaðeigandi til að stuðla að því að skilningur sé á verkefninu og að tilnefndir séu viðeigandi tengiliðir.

Úttektarteymið aflar gagna með spurningalistum, viðtölum, fundum, könnunum og heimsóknum á viðkomandi staði. Teymið greinir síðan gögnin, dregur saman niðurstöðu og lýkur við hönnun og uppbyggingu úttektarinnar. Teymið leggur fram drög að efnisyfirliti skýrslu, ef við á, og mat á umfangi.

Sjá nánar gátlistann: Undirbúningur stjórnsýsluúttekta.

3. Úttekt og greining

Deildar-/sviðsstjóri ber ábyrgð á að úttektarteymi fari yfir verkefnið, skipti með sér verkþáttum og skipuleggi úttektar- og greiningarvinnuna á skilvirkan hátt. Hann gerir verkáætlun um framgang verkefnisins í samstarfi við teymið, skilgreinir vörður á verktímanum og að ábyrgð einstakra aðila í teyminu sé skýr. Deildar-/sviðsstjóri ber einnig ábyrgð á að halda sviðsstjóra stjórnsýslusviðs upplýstum um framgang verkefnisins með reglulegum fundum.

Deildar-/sviðsstjóri metur hvort boðað sé til stöðufundar milli úttektarteymis og tengiliða þeirra aðila sem úttektin beinist að eða öðrum ytri aðilum sem koma að úttektinni. Teymið er annars í reglulegum samskiptum við þá aðila sem úttektin beinist að og upplýsir þá um stöðu verkefnisins. Deildarstjóri og úttektarteymi skipuleggja frekari gagnasöfnun og samstarf við tengiliði fram að umsagnarferlinu. Ef ákveðið er að hætta úttekt ber sviðsstjóri stjórnsýslusviðs ábyrgð á að tilkynna þeim aðilum sem úttektin beinist að um þá ákvörðun.

Úttektarteymi kynnir verkefnið á opnum fundi innan Ríkisendurskoðunar. Það er mikilvægt að hvetja sem flest til að mæta, sérstaklega stjórnendur, einkum starfsfólk í tengdum verkefnum, óháð sviðum. Deildarstjóri kallar eftir gagnrýni, athugasemdum eða tillögum að breyttum áherslum.

Úttektarteymi heldur reglulega stöðufundi sín á milli um framgang verkefnisins. Teymið getur kallað eftir aðstoð sérfræðinga utan teymis til ráðgjafar ef þörf er á. Deildar-/sviðsstjóri ákveður í samráði við sviðsstjóra stjórnsýslusviðs hvenær skýrsludrög eru tilbúin til rýni.

Sjá nánar gátlistann: Úttekt og greining stjórnsýsluúttekta.

4. Rýni

Deildar-/sviðsstjóri ásamt sviðsstjóra stjórnsýslusviðs boða til rýnifundar með nægum fyrirvara, t.d. eftir fjóra virka dagar. Þeir ákveða í sameiningu hverjir rýna en almennt skal miða við þrjá starfsmenn utan teymis. Deildar-/sviðsstjóri ber ábyrgð á að unnið sé úr þeim athugasemdum sem koma fram í rýniferlinu. Að rýnifundi loknum kynnir deildarstjóri niðurstöður rýniferlis, þ.e. skýrsludrög tilbúin til umsagnar, fyrir sviðsstjóra lögfræðisviðs og ríkisendurskoðanda, sem taka skýrsluna til yfirlestrar. Sviðsstjóri stjórnsýslusviðs ber ábyrgð á því að halda ríkisendurskoðanda upplýstum í gegnum úttektarferlið.

5. Umsagnarferli

Ríkisendurskoðandi sendir skýrsludrög til stofnunar og/eða ráðuneytis til umsagnar og óskar sérstaklega eftir viðbrögðum viðeigandi aðila við þeim tillögum til úrbóta sem lagðar eru fram. Almennt er miðað við að gefa 14 virka daga til umsagnar. Sviðsstjóri og deildarstjóri ákveða hvort ástæða sé til að halda kynningarfund með þeim sem úttektin beinist að um niðurstöður úttektarinnar eftir að þau hafa móttekið umsagnardrögin.

Úttektarteymi vinnur úr athugasemdum og viðbrögðum frá stofnuninni og/eða ráðuneytinu og ber deildarstjóri ábyrgð á því að teymið vinni úr þeim athugasemdum og viðbrögðum sem þeim berast. Úttektarteymið gerir nauðsynlegar breytingar á skýrsludrögum í samráði við sviðsstjóra og gerir grein fyrir þeim þar sem það á við. Deildarstjóri í samráði við sviðsstjóra útbýr lokagerð skýrslunnar. Upplýsingafulltrúi yfirfer skýrsluna með tilliti til framsetningar og skýrleika. Deildar- og sviðsstjóri kynna niðurstöður umsagnarferlis fyrir ríkisendurskoðanda sem tekur endanlega ákvörðun um hvort gefa skuli skýrsluna út.

6. Niðurstaða

Ríkisendurskoðandi sendir stjórnsýsluúttektina til Alþingis, þar sem hún er tekin til umfjöllunar af stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd Alþingis. Einnig er hlutaðeigandi ríkisaðilum og ráðuneytum send úttektin. Stjórnsýsluúttektin er birt opinberlega þegar stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd Alþingis hefur tekið hana til umfjöllunar.