Verklýsing

Stjórnsýsluúttektir

1. Verkefnaval

Stjórnsýsluúttektir eiga uppruna sinn í 6. gr. laga nr. 46/2016, um ríkisendurskoðanda og endurskoðun ríkisreikninga. Upphaf stjórnsýsluúttekta getur verið beiðni frá Alþingi eða frá stofnun/ráðuneyti, en auk þess getur Ríkisendurskoðun hafið frum­kvæðis­athugun.

1.1 Beiðni frá Alþingi

Forseti Alþingis sendir bréf til Ríkisendurskoðunar sem tilkynningu um beiðni að úttekt, annað hvort frá stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd eða frá þingmönnum. Ríkisendurskoðandi leggur sjálf­stætt mat á beiðnina og tekur síðan ákvörðun um framhaldið, sjá nánar kafla 1.4 um sjálfstæði ríkisendurskoðanda.

1.2 Beiðni frá stofnun/ráðuneyti

Ráðuneyti senda beiðni, oft óformlega, til Ríkisendurskoðunar að úttekt á stofnun sem heyrir undir ráðuneytið. Einnig er algengt að stofnanirnar sjálfar óski eftir úttekt á sjálfum sér. Ríkisendur­skoðandi leggur sjálfstætt mat á beiðnina og tekur síðan ákvörðun um framhaldið, sjá nánar kafla 1.4 um sjálfstæði ríkisendurskoðanda.

1.3 Frumkvæðisathugun frá ríkisendurskoðanda

Ríkisendurskoðandi ásamt valnefnd fjallar um mögulegar stjórnsýsluúttektir. Hugmyndir að mögu­legum verkefnum geta komið til umræðu nefndarinnar að frumkvæði ríkisendur­skoðanda eða annarra fulltrúa í valnefnd. Möguleg verkefni geta m.a. byggt á ákvörðun ríkisendurskoðanda, á grundvelli annarra úttekta og endurskoðunarverkefna, á grundvelli áhættumats á ríkis­rekstrinum í heild, umfjöllun á vettvangi líðandi stundar (t.d. fjölmiðlar, skýrslur annarra stofnana, umræður á Alþingi o.þ.h.), úttektir hliðstæðra stofnana í nágrannalöndum, þ.m.t. boð um þátttöku í fjölþjóðlegum verkefnum, ábendingar frá almenningi og að ósk eða beiðni þeirra aðila sem ríkisendurskoðandi hefur eftirlit með, t.d. stofnanir eða ráðuneyti. Umfjöllun valnefndar þarf að byggja á hlutlægum gögnum og upplýs­ingum sem starfsfólk Ríkisendurskoðunar undirbýr fyrir nefndina að beiðni nefndarmanna.

1.4 Sjálfstæði ríkisendurskoðanda

Ríkisendurskoðandi er sjálfstæður og engum háður í störfum sínum og ákveður sjálfur hvernig hann sinnir eftirlitshlutverki sínu. Hafi beiðni borist frá Alþingi eða stofnun/ráðuneyti fjallar ríkisendurskoðandi og valnefnd um beiðnina. Valnefndin tekur afstöðu til hennar og með hvaða hætti sé réttast að bregðast við henni. Í því felst m.a. að ákvarða mögulega afmörkun úttektar (þ.m.t. mögulegar úttektarspurningar), hvernig skipa eigi úttektarteymi, leggja mat á nauðsynleg aðföng og hvenær úttektinni yrði lokið á þeim grunni. Ríkisendurskoðandi ákveður hvernig brugðist er við beiðni Alþingis sem er tilkynnt um niðurstöðuna og verkefni sett á starfsáætlun ef við á.

Sviðsstjóri stjórnsýslusviðs skipar teymi um úttektina, eða eftir atvikum í samstarfi við sviðsstjóra endurskoðunar- eða lögfræðisviðs, í samræmi við ákvörðun ríkisendurskoðanda. Skipan teymis skal vera í samræmi við siðareglur Ríkisendurskoðunar.

2. Undirbúningur

Úttektarteymi kemur saman ásamt ríkisendurskoðanda, sviðsstjóra stjórnsýslusviðs og sviðsstjórum lögfræði- og endurskoðunarsviðs, ef við á. Farið er yfir grundvöll verkefnisins, m.t.t. afmörk­unar, mögulegra úttektarspurninga, grófa tímaáætlun og næstu skref. Deildar-/sviðsstjóri tekur við verk­efnastjórn og tryggir að starfið sé skipulagt í samræmi við skil­greind markmið úttektarinnar. Í því felst m.a. að ákveða tíðni framvindufunda, stofna bæði mál í One Systems og verknúmer, tryggja niðurbrot í verkþætti og skiptingu þeirra milli teymis.

Við upphaf úttektar aflar úttektar­teymið viðeigandi gagna um verkefnið, t.d. úr Orra, ríkisreikningi, fjárlögum, fjármála­áætlunum, lagabálkum, skýrslum, greinum og ritum um viðfangsefnið. Teymið mótar mögulegar úttektarspurningar, ber kennsl á endurskoðunarviðmið og hvaða gögn eru nauðsyn­leg til að meta árangur, hagkvæmni, skilvirkni eða fylgni og hvaða gögn eru viðeigandi, t.d. viðtöl, kannanir, greining, rekstrarupplýsingar, samningar o.þ.h. Einnig leggur það mat á hvort nauðsyn­legt sé að leita eftir aðkomu ráðgjafa/sérfræðinga utan stofnunar. Deildarstjóri tölvuendurskoðunar tekur saman tölfræðigögn fyrir úttektina. Deildar-/sviðsstjóri ber ábyrgð á að halda sviðsstjóra stjórnsýslusviðs upplýstum um þróun verkefnisins en hann veitir úttektarteyminu stuðning á meðan vinnunni stendur.

Við upphaf úttektar sendir ríkisendurskoðandi út bréf til þeirra sem úttektin beinist að, útskýrir tilefnið og óskar eftir tengiliðum. Í einhverjum tilfellum hefur ríkisendurskoðandi samband við viðkomandi í kjölfarið til að stuðla að því að skilningur sé á verkefninu og að tilnefndir séu viðeigandi tengiliðir.

Úttektarteymið aflar gagna með spurningalistum, viðtölum, fundum, könnunum og heimsóknum á viðkomandi staði. Teymið í heild sinni sækir alla upphafsfundi. Teymið greinir síðan gögnin, dregur saman niðurstöðu og  lýkur við hönnun úttektarinnar. Í því felst að móta endanlegrar úttektarspurningar, afmörkun, aðferðir, endur­skoðunarviðmið og uppbyggingu úttektarinnar. Teymið leggur fram drög að efnisyfirliti skýrslu, ef við á, og mat á um­fangi.

3. Úttekt og greining

Deildar-/sviðsstjóri ber ábyrgð á að úttektarteymi fari yfir verkefnið, skipti með sér verkþáttum og skipu­leggi úttektarvinnuna á skilvirkan hátt. Hann gerir verkáætlun um framgang verkefnisins í samstarfi við teymið, skilgreinir vörður á verktímanum og að ábyrgð einstakra aðila í teyminu sé skýr. Deildar-/sviðsstjóri ber einnig ábyrgð á að halda sviðsstjóra stjórnsýslusviðs upplýstum um framgang verkefnisins með reglulegum fundum. Sviðsstjóri stjórnsýslusviðs ber ábyrgð á því að halda ríkisendurskoðanda upplýstum í gegnum úttektarferlið.

Teymið er í reglulegum samskiptum við þá aðila sem úttektin beinist að og upplýsir þá um stöðu verkefnisins. Deildarstjóri og úttektarteymi skipuleggja frekari gagnasöfnun og samstarf við tengiliði fram að umsagnarferlinu.  Ef ákveðið er að hætta úttekt ber sviðsstjóri stjórnsýslusviðs ábyrgð á að tilkynna þeim aðilum sem úttektin beinist að um þá ákvörðun.

Úttektarteymi heldur reglulega stöðufundi sín á milli um framgang verkefnisins. Teymið getur kallað eftir aðstoð sérfræðinga utan teymis til ráðgjafar ef þörf er á. Deildar-/sviðsstjóri ákveður í sam­ráði við sviðsstjóra stjórnsýslusviðs hvenær skýrsludrög eru tilbúin til rýni.

4. Rýni

Deildar-/sviðsstjóri ásamt sviðsstjóra stjórnsýslusviðs boða til rýnifundar með nægum fyrirvara, t.d. eftir fjóra virka daga. Þeir ákveða í sameiningu hverjir rýna en almennt skal miða við þrjá. Deildar-/sviðsstjóri ber ábyrgð á að unnið sé úr þeim athugasemdum sem koma fram í rýniferlinu. Að rýnifundi loknum kynnir deildarstjóri niðurstöður rýniferlis, þ.e. skýrsludrög tilbúin til umsagnar, fyrir sviðsstjóra lögfræðisviðs og ríkisendurskoðanda, sem taka skýrsluna til yfirlestrar.

5. Umsögn og útgáfa

Ríkisendurskoðandi sendir skýrsludrög til stofnunar og/eða ráðuneytis til umsagnar og óskar sérstak­lega eftir viðbrögðum viðeigandi aðila við þeim tillögum til úrbóta sem lagðar eru fram. Almennt er miðað við að gefa 14 virka daga til umsagnar. Sviðsstjóri og deildarstjóri ákveða hvort ástæða sé til að halda kynningarfund með þeim sem úttektin beinist að um niðurstöður úttektarinnar eftir að þau hafa móttekið umsagnardrögin.

Úttektarteymi vinnur úr athugasemdum og viðbrögðum frá stofnuninni og/eða ráðuneytinu og ber deildarstjóri/sviðsstjóri ábyrgð á því að teymið vinni úr þeim athugasemdum og viðbrögðum sem þeim berast. Úttektarteymið gerir nauðsynlegar breytingar á skýrsludrögum í samráði við sviðsstjóra og gerir grein fyrir þeim þar sem það á við. Deildarstjóri í samráði við sviðsstjóra útbýr lokagerð skýrslunnar og leitar stuðnings annarra starfsmanna eftir þörfum. Sviðsstjóri stjórnsýslusviðs kynnir niðurstöður umsagn­arferlis fyrir ríkisendurskoðanda.

6. Niðurstaða

Ríkisendurskoðandi sendir stjórnsýsluúttektina til Alþingis, þar sem hún er tekin til umfjöllunar af stjórn­skipunar- og eftirlitsnefnd Alþingis. Einnig er hlutaðeigandi stofnunum og ráðuneytum send úttektin. Stjórnsýsluúttektin er birt opinberlega þegar stjórnskipunar- og eftirlitsnefnd Alþingis hefur tekið hana til umfjöllunar.