Af þeim sjö úrbótatillögum sem Ríkisendurskoðun kynnti í skýrslunni Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu (nóvember 2021) hefur í þremur tilfellum verið unninn fullur bugur á þeim annmörkum sem bent var á. Innra eftirlit hefur verið tekið fastari tökum (sbr. tillögu 3) og nauðsynlegar úrbætur hafa verið gerðar á bæði færslu bókhalds (sbr. 4. tillögu) og tilhögun geymslufjárreikninga (sbr. 5. tillögu). Í eftirstandandi fjórum tilvikum hafa bæði sýslumannsembættið sjálft og dómsmálaráðuneyti brugðist með jákvæðum hætti við tillögum Ríkisendurskoðunar og umtalsverðar úrbætur orðið á þeim veikleikum sem bent var á. Að mati Ríkisendurskoðunar er ekki tilefni til að ítreka tillögurnar en brýnt að bæði ráðuneyti og Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu haldi áfram á sömu braut.

Í 1. tillögu sinni árið 2021 lagði Ríkisendurskoðun áherslu á að bætt yrði úr óásættanlegum biðtíma og málsmeðferðartíma í vinnslu tiltekinna fjölskyldumála og tryggja stöðugleika í málsmeðferðartíma þinglýsinga. Málsmeðferðartími þinglýsinga hefur tekið framförum en getur verið sveiflukenndur. Til að viðhalda ásættanlegum málsmeðferðartíma hefur Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu gripið til þess að skerða þjónustustig á öðrum sviðum. Mikil framför hefur orðið varðandi stafvæðingu þinglýsinga en þar má þó enn gera betur (sjá nánar umfjöllun um 7. tillögu). Þrátt fyrir það er sem fyrr óviðunandi bið eftir afgreiðslu tiltekinna mála á fjölskyldusviði og er það jafnframt mat sýslumannsembættisins sjálfs. Ríkisendurskoðun hvetur embættið og dómsmálaráðuneytið að vinna áfram að úrbótum á því sviði og horfa til þess að ekki sé um átaksverkefni að ræða heldur verði að taka vandann föstum tökum til framtíðar.

Dómsmálaráðuneyti og Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu hafa unnið að úrbótum hvað snýr að gæðum þjónustu og verkferlum, sbr. 2. tillögu Ríkisendurskoðunar. Unnið er að þessum þáttum þvert á öll sýslumannsembætti á vettvangi Sýslumannaráðs. Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu hefur innleitt PowerBI mælaborð til að bæta yfirsýn um stöðu tiltekinna málaflokka. Er svo komið að embættið getur greint ráðstöfun á vinnutíma starfsmanna eftir málaflokkum og er komið nær því markmiði að fylgjast með hlutlægum árangursmælikvörðum hvað snýr að afköstum og skilvirkni. Þrátt fyrir það er þessi yfirsýn embættisins takmörkuð enda hefur verkbókhald ekki verið innleitt og upplýsingakerfið Sýsla ekki vel til þess fallið að fylgjast með gæðum þjónustunnar, t.a.m. hvað snýr að málshraða.

Í skýrslu sinni árið 2021 kallaði Ríkisendurskoðun eftir því að unnið yrði markvisst að stefnumótun þvert á sýslumannsembætti landsins. Þar yrði m.a. horft til til þess að dreifa álagi og auka skilvirkni málaflokksins, sbr. 6. tillögu. Gripið hefur verið til aðgerða þar sem starfsfólk annarra embætta hefur verið fengið til að létta á álagi hjá Sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu og að sama skapi hafa verkefni verið flutt frá því embætti til annarra. Hvorki kjarnaverkefni né þjónustustig Sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu (eða annarra sýslumannsembætta) hafa verið skilgreind í stefnu sem tekur til allra embættanna. Benda verður á að dómsmálaráðuneyti vann drög að nýrri löggjöf um sameiningu allra sýslumannsembætta en féll frá þeim áformum að loknu umsagnarferli árið 2022. Eftir það hefur ráðuneytið unnið að greiningar- og stefnumótunarvinnu fyrir málaflokkinn í heild sinni í því skyni að undirbyggja nauðsynleg umbótaverkefni og mögulegar lagabreytingar. Þeirri vinnu átti að ljúka sumarið 2024 en hefur tafist.

Eftir að Ríkisendurskoðun lauk eftirfylgni sinni í upphafi árs 2025 kom fram á þingmálaskrá 156. löggjafarþings að dómsmálaráðherra hefði í hyggju að leggja fram frumvarp til laga um sýslumann sem fela myndi í sér sameiningu sýslumannsembættanna níu í eitt. Markmið lagasetningarinnar eru í samræmi við áður framkomnar athugasemdir Ríkisendurskoðunar um mikilvægi þess að samhæfa starfsemi embættanna sem um eina skipulagsheild væri að ræða og knýja fram hagræðingu í rekstri þeirra. Óháð afdrifum boðaðs frumvarps hvetur Ríkisendurskoðun dómsmálaráðuneyti til að vinna áfram að þessum markmiðum.

Að mati dómsmálaráðuneytis er ekki tilefni til að skilgreina kjarnaverkefni sýslumannsembættanna umfram það sem bundið er í löggjöf. Við löggjöf síðustu ára hafa heimildir ráðherra til að fela tilteknum sýslumannsembættum framkvæmd tiltekinna verkefna verið lögbundnar. Því má segja að aukin áhersla hafi verið lögð á að fela sýslumannsembættum tiltekin sérverkefni umfram það að skilgreina kjarnaverkefni. Samkvæmt upplýsingum frá dómsmálaráðuneyti kemur þó til greina að breyta gildandi löggjöf varðandi kjarnaverkefni embættanna gefi niðurstaða yfirstandandi stefnumótunarvinnu tilefni til þess.

Sjöunda tillaga Ríkisendurskoðunar árið 2021 sneri að stafrænni vegferð Sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu. Þá þegar hafði náðst árangur við stafvæðingu ýmissa samskipta almennings við embættið en starfskerfi þess voru ekki til þess fallin að styðja við stafræna þróun til framtíðar. Unnið hefur verið að úrbótum kerfanna en takmarkanir þeirra eru enn fyrir hendi. Þrátt fyrir það hefur vægi stafrænnar þjónustu aukist. Sérstaklega verður að nefna að rafrænar þinglýsingar eru nú mögulegar og eru nýttar m.a. af lánveitendum og fasteignasölum. Hlutfall skjala sem er þinglýst með rafrænum hætt er þó enn lágt, eða um 47,6% í september 2024. Að mati Ríkisendurskoðunar hafa sýslumannsembættin, þ. á m. Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, náð umtalsverðum árangri á síðustu árum við stafvæðingu þjónustunnar en halda verður áfram á sömu braut til að ná fram því hagræði sem er mögulegt. 

Tilefni er til að benda á að í svörum dómsmálaráðuneytis og Sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu má finna vísbendingar um ólíka túlkun á þróun og stöðu fjárveitinga embættisins. Ríkisendurskoðun leggur sem fyrr áherslu á mikilvægi góðs samstarfs af hálfu beggja aðila til að vinna megi bug á þeim annmörkum sem bent hefur verið á og tryggja  rekstrargrundvöll embættisins í samræmi við stefnumörkun þess.