Ábendingar til fjármála- og efnahagsráðuneytis

1. Auka þarf samræmingu í tækniumhverfi ríkisins
   Að mati Ríkisendurskoðunar þarf að fela miðlægri einingu, t.d. fjármála- og efnahagsráðuneyti, frekari ábyrgð á upplýsingatækni, þ.m.t. að setja reglur og samræma viðmið um markvissa nýtingu upplýsingatækni. Auk umfjöllunar um farveg stafrænnar þjónustu þarf að tryggja að ákvarð¬anir um innkaup á mikilvægum hugbúnaði og greining á valkostum á líftíma verði byggð á stefnu um hagkvæmni, skilvirkni og öryggi ásamt viðeigandi þekkingu á upplýsingatækni. Í þeim tilvikum þar sem þekkingu ríkisaðila á upplýsingatækni er áfátt þarf sérstakra aðgerða við um stuðning við ákvarðanir um hugbúnaðarþróun og inn¬kaup.
    
2. Greina þarf hugbúnað ríkisaðila 
   Fjármála- og efnahagsráðuneyti þarf að kanna stöðu upplýsingakerfa hjá ríkisaðilum, byggðri á þeirri aðferðafræði sem ráðuneytið þróaði vegna úrtaksgrein-ingar á arfleifðarkerfum árið 2022. Ráðuneytið þarf jafnframt, fái það til þess heimild, að fylgja slíkri greiningu eftir með áætlun eða fyrirmælum til stofnana og þá með tilliti til öryggis, skilvirkni og hagkvæmni.
    
3. Fylgja þarf eftir reglum um innkaup og festa leiðbeiningar í sessi
   Stuðla þarf að því að ríkisaðilar fylgi í auknum mæli reglum og leiðbeiningum Fjársýslunnar. Undirstrika þarf ríka skyldu forstöðumanna í þeim efnum og eftirlitsskyldu ráðuneyta. Festa þarf leiðbeiningar fjármála- og efnahagsráðuneytis um tæknileg viðmið í sessi, í því samhengi að heildstæð innkaupastefna og kröfur þar að lútandi séu ávallt til staðar.

Kostnaður vegna innkaupa ríkisaðila á upplýsingatækni (hugbúnaður, hugbúnaðarþróun og rekstur) er umtalsverður og hefur verið metinn á bilinu 12–15 ma. kr. árlega skv. frumvarpi til laga um skipan upplýsingatækni í rekstri ríkisins sem lagt var fram á yfirstandandi löggjafarþingi. Kostnaði vegna hugbúnaðar má skipta í innkaup og rekstur á stöðluðum hugbúnaði annars vegar og sérsmíðuðum hins vegar.

Kostnaður níu ríkisaðila í A1-hluta ríkissjóðs sem voru stærstu kaupendur á sérsmíðuðum hugbúnaði á tímabilinu 2018–2023 nam ríflega 12 ma. kr. Til samanburðar voru öll skráð innkaup samkvæmt Opnum reikningum ríkisins við hugbúnað og hugbúnaðargerð á sama tímabili yfir 40 ma. kr. Sú tala er þó í reynd vanmat á umfangi innkaupanna þar sem gögn frá nokkrum ríkisaðilum eru ekki hluti af Opnum reikningum ríkisins.

 Fáir birgjar eru með langstærsta hluta af viðskiptum í upplýsingatækni. Sem dæmi má nefna að af þeim ríkisaðilum sem kaupa hvað mesta af þjónustu í sérsmíðuðum hugbúnaði eru þrír birgjar með nær öll viðskiptin, þar af einn með um 60% þeirra. 

Stefna, stjórnun og rekstur upplýsingatæknimála ríkisaðila hefur verið dreifstýrð og ábyrgð legið hjá einstökum stofnunum. Samhæfing hefur því verið lítil sem engin. Eitt af einkennum íslenska stofnanakerfisins er fjöldi smærri stofnana og oft á tíðum takmörkuð þekking og reynsla hvað upplýsingatækni varðar. Stigin hafa verið skref í þá átt að minnka vægi dreifstýringar en frá því að verkefnastofa um Stafrænt Ísland var sett á laggirnar árið 2018 hafa ýmsar ráðstafanir verið gerðar til að samræma nálgun. Eiginleg ábyrgð stofnana á upplýsingaæknimálum hefur þó í eðli sínu ekki breyst.

Heildstætt yfirlit um sérsmíðaðan hugbúnað ríkisaðila og kostnað vegna hans er ekki til. Nýlega hafa þó verið stigin skref sem geta lagt grunn að frekari greiningu og þróun. Árið 2022 stóð fjármála- og efnahagsráðuneyti fyrir úrtaksgreiningu á kerfum 28 stofnana sem reka mörg af grunnkerfum ríkisins. Markmiðið var að reyna að ná yfirliti um stöðu þeirra, þ.e. svokallaða arfleifðarstöðu (e. legacy).

Ríkisendurskoðun telur nauðsynlegt að fjármála- og efnahagsráðuneyti standi fyrir sambærilegri greiningu hjá öðrum ríkisstofnunum og uppfæri fyrirliggjandi greiningu. Það er mikilvægt svo að auka megi skilvirkni og hagkvæmi, byggt sé á viðeigandi tæknilegri þekkingu og að horft sé til tækifæra til að gera betur, t.a.m. með auknum samrekstri.

 Upplýsingar frá Fjársýslunni eru afdráttarlausar um að í mörgum tilvikum þurfi að standa betur að undirbúningi innkaupa á hugbúnaði hjá ríkisaðilum. Einnig er um umtalsverð innkaup að ræða sem ekki eru háð útboðum og varða t.a.m. viðhald á eldri hugbúnaði. Um verulegar fjárhæðir er að ræða og mikilvægt að ríkið kortleggi umfang hugbúnaðar ríkisaðila nánar, stuðli að því að staðið sé rétt að málum með hliðsjón af þróun í upplýsingatækni og nái sem hagstæðustum samningum.